PROYECTO DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS PARA EL MUNICIPIO DE LEIVA NARIÑO
Grupo
Samir Eduardo Chadid
Momento 4
PROYECTO
DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS
PARA EL MUNICIPIO DE LEIVA NARIÑO
Directora de curso
LUZ
DARY CASTELLANOS
ESPECIALIZACION
EN GESTION DE PROYECTOS
UNAD
2015
Tabla de
Contenido
Introducción
1.0 Objetivos
2.0 Definición de roles
3.0 Proceso y documentación de cierre de las
Adquisiciones
4.0 Sistema para la aplicación de la
Logística Inversa en el proceso de Suministros
5.0 Conclusiones
Referencias
Lista de Tablas
INTRODUCCIÓN
En la actualidad los
modelos del mercado a través de sistemas como post ventas, toman relevancia en
organizaciones que cada vez destacan la importancia de la calidad, siendo
beneficiados directamente las personas que reciben el servicio, en este sentido
las actuales gerencias están comprometidas con los cambiantes modelos de
organizaciones y mercadeo.
Todo esto hace necesario,
la aplicación de un sistema orientado a las adquisiciones que favorezca sus
logros y objetivos. Demostrar la
efectividad y que el proyecto pueda ser competitivo y de gran impacto requiere
tener estrategias que puedan favorecer cada una de las etapas funcionales del
proyecto, incluidos los objetivos
a la hora de planificar y controlar los s flujos de información,
productos y dinero.
Teniendo en cuenta la
importancia de implementar modelos que garanticen la correcta ejecución de proceso de adquisiciones, en el presente
trabajo se desarrolla uno de los componentes que fundamenta su importancia en
la culminación de las actividades, el cual es cerrar las adquisiciones de
manera correcta, ya que para todo proyecto la legalización efectiva de los
recursos depende de la efectividad obtenida en los procesos contractuales, de
esta manera se pretende implementar el modelo de logística inversa en el
proyecto de saneamiento y manejo de vertimientos con el objetivo implementar los conocimientos
adquiridos en el desarrollo del presente curso.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Aplicar
las técnicas de Pmbok relacionadas a las técnicas de gestión y compra de
adquisiciones, basados en la gestión de los proveedores y los suministros para
el Proyecto de saneamiento y manejo de vertimientos para el municipio de Leiva,
Nariño en el momento del cierre de las Adquisiciones y aplicando el concepto de la
Logística Inversa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
* Realizar el proceso y los
documentos necesarios para el cierre del
proyecto construcción del Proyecto de saneamiento y manejo de
vertimientos para el municipio de Leiva, Nariño.
* Desarrollar un sistema
para la aplicación de la logística inversa en el proceso de suministros para
el proyecto construcción del Proyecto de
saneamiento y manejo de vertimientos para el municipio de Leiva, Nariño.
2.0
Definición de roles
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Integrantes
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Rol
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Samir Eduardo Chadid
|
Compilador
|
|
Roberto Carlos Navarro
|
Evaluador
|
|
Camilo Marcel Rosero
|
Alertas
|
|
Roberto Amilcar Cadena
|
Entregas
|
|
Carlos Arturo Rodas
|
Revisor
|
3.0 Proceso
y documentación de cierre de las Adquisiciones
El cierre de las adquisiciones es el proceso
de finalizar cada compra o contratación realizada, con el objetivo de culminar
satisfactoriamente cada proceso en el marco del cierre o liquidación del
proyecto, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los
entregables como medios de legalización sean aceptables.
El proceso Cerrar las Adquisiciones también
implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones
abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y
archivar dicha información para su uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones
aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo. Las
reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio luego del cierre. Los
términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos
para el cierre del contrato, sin embargo en todo proyecto es aconsejable
realizar todas las adquisiciones y presentar los soportes requeridos para la
liquidación normal de los contratos, órdenes de comprar u otro medio de
contratación realizado.
La finalización anticipada de un contrato es
un caso especial de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuerdo
mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a la
conveniencia del comprador, siempre que el contrato así lo prevea. Los derechos
y responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada están
incluidos en una cláusula de finalización del contrato. El cierre de las
adquisiciones incluye entre otras las siguientes actividades:
- Auditorías
de la Adquisición. Una auditoría de la adquisición es una revisión estructurada
del proceso de adquisición, cuyo objetivo es identificar los éxitos y los
fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de los
contratos de adquisición en el proyecto. El comprador, por lo general mediante
su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una
notificación formal por escrito de que el contrato ha sido completado.
Habitualmente, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se
definen en los términos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de
gestión de las adquisiciones.
- Acuerdos
Negociados. El cierre contractual implica limar todas “las asperezas legales”,
realizar la devolución o la ejecución de fianzas y multas, aprobar o no los
reclamos y hacer los pagos finales. Se
debe asegurar que no habrá problemas futuros con posibles demandas por parte de
proveedores, subcontratistas o el mismo cliente.
En toda relación de adquisición, un acuerdo
definitivo con el comprador de todos los asuntos, reclamaciones y controversias
pendientes a través de una buena negociación es un objetivo fundamental. En los
casos en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociación
directa, puede examinarse el empleo de algún método alternativo para la
resolución de conflictos, incluyendo la mediación o el arbitraje. Cuando todo
recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opción menos
deseable.
- Actualizaciones a los Activos de los Procesos
de la Organización. Entre los elementos de los activos de los procesos de la
organización que pueden actualizarse, se encuentran:
o El archivo de la adquisición. Se prepara un
juego completo indexado de la documentación del contrato, incluyendo el
contrato cerrado, para su incorporación a los archivos finales del proyecto.
o La
aceptación de los entregables. El comprador, por lo general mediante su
administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor un aviso
formal por escrito de que los entregables han sido aceptados o rechazados. Por
lo general, los requisitos para la aceptación formal de los entregables y la
manera de abordar los entregables que no cumplen con los requisitos se definen
en el contrato.
o La
documentación sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las
experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso deben ser
elaboradas para los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones
futuras.
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Categoría
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Nombre
|
Problema
|
Impacto
|
Recomendación
|
|
Gestión
de compras
|
Requerimientos
del contrato
|
El
director de proyecto no participa activamente en el proceso de contratación.
|
Todos
los requisitos no se incluyeron en la adjudicación del contrato inicial. Una
modificación del contrato se requería se añadió a la semana que inició el
proyecto.
|
El
director del proyecto participa activamente en todos los procesos de
contratación. Debiendo ser comunicados a ambas partes.
|
|
Administración
de Recursos Humanos
|
Plan
de Adjudicación
|
No
había proyectado ningún premio ni reconocimiento para los miembros del equipo
|
Conflicto
entre los miembros del equipo y algunos desean abandonar el proyecto.
|
El
director de proyectos debe establecer y comunicar un programa de premios y
reconocimiento para el equipo
|
|
Gestión
del Alcance
|
Cambio
del alcance
|
Los
stakeholders trataron continuamente de dar alcance del proyecto a lo largo
del ciclo de vida del proyecto.
|
El
director de proyectos no tenía un plan para hacer frente al alcance y permitió
que algunos se involucraran hasta que el cliente lo detuvo. Como resultado de
esto, se genera un retraso de 3 semanas del proyecto
|
El
director del proyecto debe tener un proceso de aprobación de los cambios en
el alcance propuestos y comunicar este proceso a todos los stakeholders.
|
|
Gestión
de la calidad
|
Material
de construcción
|
Un
proceso para determinar la construcción de un materia de aceptable calidad
fue diseñado en el proyecto
|
El
equipo de proyectos con los contratistas garantizan sin problemas que todos
los materiales son de calidad aceptable y se evitó cualquier reproceso y retrasos por trabajar con material de
baja calidad
|
El
director de proyectos planea normas y establece estándares de calidad para
evitar retrasos y sobrecostos.
|
|
Gestión
de la contratación
|
Evaluación
del contratista
|
No
se realizó una evaluación profunda del proveedor, experiencia, liquidez,
actividades comerciales especificas
|
Atraso
en las actividades del proyecto, incumplimiento en las actividades
contratadas, perdida de los recursos.
|
En
la etapa de selección realizar verificación exhaustiva de la documentación,
solicitar experiencia, estados financieros y visita a campo.
|
CERTIFICADO DE
ACEPTACION
PROYECTO PLAN DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE
VERTIMIENTOS (PSMV) PARA EL MUNICIPIO DE LEIVA -
NARIÑO
CONTRATANTE: MUNICIPIO DE LEIVA – NARIÑO,
ACEPTACION PARCIAL DEL PROYECTO:
ACEPTACION FINAL DEL PROYECTO:
Con el presente documento se
certifica la finalización y aceptación de los siguientes entregables:
COMENTARIOS:
ACTA DE LIQUIDACIÓN PARA EL PROYECTO
ACTA
FINAL DE OBRA
(DE
(29) VEINTINUEVE DE NOVIEMBRE DE 2015)
CONTRATO
No: S.A
001 DE 2015
CONTRATANTE: MUNICIPIO DE LEIVA – NARIÑO,
Nit 800148720-3, representado
legalmente por JOSE AMADO BURBANO LASSO CC No 15.811.364 de la Unión (N)
CONTRATISTA:
OBJETO DEL CONTRATO: FORMULACIÓN PLAN DE SANEAMIENTO Y MANEJO DE
VERTIMIENTOS (PSMV) PARA EL MUNICIPIO DE LEIVA - NARIÑO
VALOR INICIAL DEL CONTRATO: DOSCIENTOS
CUARENTA MILLONES DE PESOS MCTE. ($240.000.000,oo).
VALOR ADICIONADO: CERO
($ 00,oo).
VALOR FINAL DEL CONTRATO: DOSCIENTOS
CUARENTA MILLONES DE PESOS MCTE. ($ 240.000.000,oo).
VALOR DEL ANTICIPO: CERO
($ 00,oo).
VALOR POR EJECUTAR: CERO.($
00,oo).
FECHA DE FIRMA DEL
CONTRATO: DIECISIETE (17) DE AGOSTO DE 2015.
FECHA DE FIRMA DEL
ACTA DE INICIO: DIECIOCHO
(18) DE AGOSTO DE 2015.
PLAZO DE EJECUCION CONTRACTUAL: CUATRO(04) MESES.
FECHA DE TERMINACION
INICIAL DEL CONTRATO: DIECISIETE (29) DE NOVIEMBREDE 2015.
FECHA DE FIRMA DEL
CONTRATO: DIECISIETE (17) DE AGOSTO DE 2015.
GARANTIAS:
VIGENCIA CUMPLIMIENTO: 17
/ 08 / 2015 hasta 17 / 01 / 2016 por $
4.000.000,oo
VIGENCIA SALARIOS,
PRESTACIONES
SOCIALES, LEGALES E
INDEMNIZACIONES LABORALES: 17 / 08 / 2015 hasta 17 / 01 / 2018
por $ 2.000.000,oo
Continúa acta Final de contrato de obra No S.A 008
de 2015.
Continúa acta Final de contrato de obra No S.A 008
de 2015.
ESTABILIDAD Y CALIDAD DE
OBRA: Por cinco (05) años contados a partir de la fecha de
suscripción aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaadel
acta de recibo y entrega final de la obra a entera aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaasatisfacción,
(por $ 4.000.000,oo).
POLIZA No.
PREDIOS LABORES Y OPERACIONES: Deducibles 10,00% de la perdida, mínimo 3,00 SMLV
En
el despacho del municipio de Leiva - Nariño, a losveintinueve (29) días del mes de Noviembre del año dos
mil quince (2015), se reunieron: el señor
_____________________________________, en su calidad de Alcalde Municipal, el
ingeniero _____________________________________ en calidad de secretario de obras
municipales y el ingeniero
_______________________________en
calidad de contratista, con el fin de
finalizar el contrato de la referencia; previa recepción a satisfacción de las
actividades ejecutadas.
Nota.
Es anexo de la presente, el acta final de cantidades de obra.
Para
constancia, se firma por las partes que intervienen:
_______________________________
________________
Alcalde Municipal
Secretario de obras municipales
__________________________________
Contratista
Termina acta final de contrato de obra No S.A 008 de
2015.
|
Proyecto:
PLAN DE
SANEAMIENTO Y MANEJO DE VERTIMIENTOS (PSMV) PARA EL MUNICIPIO DE LEIVA -
NARIÑO
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Contenido
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Validación de los criterios de conclusión
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Responsable
|
Departamento de Nariño
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Recopilación
de documentos
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Informe de calidad:
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Informe de inspección:
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Ordenes de cambio:
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Reporte de desempeño:
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ACTIVIDADES
REQUERIDAS PARA VERIFICAR ENTREGABLES
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N°
|
Tipo
de labor
|
Cumple
con criterios de calidad
|
Cumple
con alcance
|
Estado
de Recepción
|
Comentarios
y pendientes
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Observaciones: Si el proyecto es finalizado antes de su conclusión, se
debe indicar la razón porque finalizó el proyecto como incapacidad para la
entrega de lo programado, tal sea el caso de presupuesto o falta de recursos
requeridos u otra razón justificable.
|
|||||
Igualmente es preciso
resaltar que lo medios de liquidación varían de acuerdo al servicio contratado,
en este caso la liquidación de las adquisiciones de suministros se realizaran
mediante un acta de recibo a satisfacción, lo que refiere a infraestructura un
acta de recibo a satisfacción con registros de avance de obra.
4.0
SISTEMA PARA LA APLICACIÓN DE LA LOGÍSTICA INVERSA EN EL PROCESO DE SUMINISTROS
La logística inversa como
sistema, posee un grupo de objetivos, los cuales pueden variar de acuerdo a las
necesidades de las empresas, el sector, la normatividad y recursos disponibles.
Por eso se va a describir algunos
de sus objetivos generales, los cuales se enfocan en una gestión adecuada de
recursos, productividad, eficiencia y protección del medio ambiente:
* Recuperar y gestionar
adecuadamente los residuos, de modo que se facilite su posible reintroducción
en la cadena de suministro, obteniendo un valor agregado y/o consiguiendo una
adecuada eliminación del mismo (R. Banomyong, 2008 vol 11, nº 1,
p 31-47)
* Reducir el impacto ambiental y mejorar el
aprovechamiento de los recursos utilizado en los productos gestionados en los
sistemas logísticos dentro de la cadena de suministro. (L. Vellojín, 2006)
Para eso se va a desarrolla una propuesta de
diseño de sistema de logística inversa basado en la metodología de PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), que contribuya y ofrezca una alternativa
complementaria para la implementación de un plan de residuos de vertimientos.
El PHVA es una técnica de gestión, diseño y mejoramiento de
procesos empresariales en general y aplicaciones en el sector hospitalario
relacionado con: dietas de personas, control de enfermedades y mantenimiento de
infraestructura.
4.1 Desarrollo de modelo de sistema de logística inversa
4.1
Planear
Esta primera etapa se tiene
como objetivo establecer el direccionamiento, los principios y las estrategias que permiten al
sistema de logística inversa del vertimiento y el saneamiento residuos para
generar ventaja competitiva, cumplir con los requisitos normativos, aprovechar
sus recursos y alinear este sistema a la logística tradicional.
En cuanto, a la configuración
de esta etapa, se propone que se soporte en cuatro elementos, tales como:
1) Diagnosticar el sistema
de manejo de residuos actuales
2) Establecer los objetivos
(generales y específicos), la estrategia y el alcance del sistema de logística
inversa de residuos una vez captados
3) Definición de los
procesos de los procesos de logística inversa
4) Elaboración y aprobación captados del plan de logística inversa.
A continuación, se presenta
una descripción de cada uno de dichos elementos:
|
1
|
Diagnosticar el actual manejo de residuos y
vertimientos
|
|
|
La construcción de
dicho diagnóstico debe basarse en los requisitos de la norma de gestión de la
calidad en cuanto a la gestión ambiental, en este caso, la norma ISO 14001.
El diagnóstico se basa en actividades de planeación, ejecución, análisis y
presentación de resultados, los cuales deben evidenciar brechas y fortalezas.
|
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|
2
|
Establecer los objetivos
y el alcance del sistema de logística inversa.
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|
|
*
La estrategia define la forma como deben gestionarse los residuos, de tal
manera que se alinee a la estrategia de la organización y aporte a su
productividad.
*
El alcance determina los procesos y límites del sistema de logística inversa
de modelos de saneamiento y vertimientos.
|
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3
|
Definición de los
procesos de logística inversa
|
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|
* Una vez
establecidos los objetivos, las estrategias y alcance del sistema de
logística inversa
se debe identificar y definir las relaciones
entre los procesos necesarios para
cumplir lo establecido en esta etapa de planeación.
* Los procesos del
sistema de logística inversa pueden variar según la complejidad y
características de los residuos gestionados y la normatividad que los
cubren. Se debe recordar, que dentro
de los procesos de logística inversa, se considera la identificación de
residuos, segregación, almacenamiento, tratamiento, entre otros (R. Banomyong, 2008 vol 11, nº
1, p 31-47)
|
||
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4
|
Elaboración y aprobación del plan de
logística inversa.
|
|
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El plan
diseñado debe ser considerado el principal medio para la adecuada puesta en
marcha del sistema de logística inversa, considerando aspectos de
implementación, control, mejoramiento y seguimiento en el tiempo
|
||
4.2
Hacer
Esta etapa busca poner en
acción lo planeado, es decir ejecutar el plan de logística inversa (objetivos,
estrategias, procesos y recursos), poner en marcha los cronogramas y realizar
la recolección de los datos necesarios del sistema para llevar a cabo etapas
posteriores de verificar y actuar, las cuales son la base del mejoramiento
continuo del sistema de logística inversa (Proyecto LogiVerde, 2014).
|
Procesos Estratégicos
|
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Procesos Misionales
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Procesos de Soporte
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Conducción y almacenamiento de aguas residuales
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Tratamiento y primera potabilización
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|
Disposición de residuos
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Disposición de aguas tratadas
|
|
Gestión financiera
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Gestión de recursos
|
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Sistema de gestión de la calidad
|
|
Alineación de la planeación estratégica del proyecto
con respecto a la logística tradicional
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Plan de logística inversa
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Mejora continua
|
Se puede establecer, que el hacer, es la etapa del PHVA,
que se encarga de implementar el plan de logística inversa, basándose en la
identificación y descripción de procesos a través de mapas y caracterización de
cada uno de dichos procesos. Por último, se debe considerar que el hacer,
genera los datos de los procesos, los cuales permiten as fases de verificar y
actuar sobre los resultados.
4.3
Verificar
Esta
etapa busca comprobar o examinar que los
resultados obtenidos por los procesos correspondan con lo planeado
inicialmente, buscando de esta manera lograr los objetivos respecto a la
logística inversa
|
Modelo de caracterización de
procesos en la logística inversa
|
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|
Objetivo del proceso:
Identificar y gestionar adecuadamente los residuos y vertimientos , con el
fin de reducir su impacto ambiental, generar ventaja competitiva, aumentar la
los niveles de calidad de vida en el municipio
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||||
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Alcance:
Conducción y almacenamiento
de aguas residuales
, Tratamiento y primera potabilización , Disposición de residuos , Disposición de aguas tratadas
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Generadores
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Entradas
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Actividades
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Salidas
|
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|
Actividad residencial
|
Aguas residuales con alto contenido
orgánico
|
Separación y filtración de sólidos
Tratamiento con Lechos oxidantes
|
Agua potable
Biosólidos fértiles
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Actividad comercial
|
Aguas con contaminación saponificada
y metales pesados
|
Agregado de cloruro férrico
|
Agua potable
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Malos
manejos del sistema pluvial
|
Lixiviados en el sistema de
alcantarillado
|
Separación y filtración de sólidos
Tratamiento con Lechos oxidantes
|
Agua potable
Biosólidos fértiles
|
|
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Mala disposición de basuras
|
Escombros y material industrial en
el sistema de alcantarillado
|
Identificación y tipificación de
residuos
|
Disposición final
|
|
4.4 Actuar
Esta etapa es la última del
ciclo PHVA y tiene como objetivo evaluar y analizar los resultados de
verificación, con el fin de que se establezcan acciones preventivas y
correctivas, que garanticen que el sistema de logística inversa cumpla con
planeación del sistema.
Por otra parte, se debe
indicar que las acciones preventivas/correctivas deben
realizarse bajo procedimientos documentados y con responsables definidos, para
garantizar su adecuada implementación y seguimiento en el tiempo
Es importante tanto para el comprador como
para el vendedor culminar el contrato de manera positiva, cumpliendo con todas
las clausulas estipuladas en el respectivo contrato, cumplimiento con los
requerimientos de la ley y objetivos del mismo.
Es necesario implantar políticas pro el
comprador, a ser posible manejadas por la oficina de Gerencia de Proyectos
(PMO), que establezca con el rigor suficiente para que se cumplan los
procedimientos de cierre, no importando las circunstancias que obliguen a salir
con rapidez de un proyecto.
Desarrollar un proceso de adquisiciones
requiere contemplar variables relevantes como la metodología de convocatoria, la
selección y contratación de proveedores, teniendo en cuenta que todos son
proceso coordinados que estipulan las reglas y normas desarrolladas en el
proceso, por ello es preciso tener claro lo que se quiere adquirir y la manera
como contratar.
La adquisición de bienes y servicios a través
de la ejecución de proyectos permite implementar las diferentes vías de contratación
dependiendo si el recurso es de origen público o privado, por ello es
imperativo que el contratista y el proponente tengan amplio conocimiento
respecto a proceso de adquisiciones generando claridad en todos lo proceso
realizados a través de la contratación.
REFERENCIAS
L.
Vellojín, J. M. (2006). “Logística Inversa: una herramienta de apoyo a la
competitividad de las organizaciones”. Ingeniería & Desarrollo. Universidad
del Norte.
Proyecto
LogiVerde. (2014). UnoLogística. Recuperado el 24 de noviembre de
2015, de Asociación de Empresarial de Logística y Transporte:
http://www.unologistica.org/wp-content/uploads/2013/01/E1-GU%C3%8DA-DE-LA-LOG%C3%8DSTICA-VERDE.pdf
R. Banomyong, V. V. (2008 vol 11, nº 1, p 31-47). “Implementing
legality in reverse logistics channels” International Journal of Logistics
Research and Applications: A Leading Journal of Supply Chain Management.Ciudad
de México: Prentice Hall.
